Состанок е секој контакт со било кое лице на било кој начин и во било кое време.
Факти за состаноците
1. 61,4% од учесниците се незадоволни од состаноците.
2. Директорите и раководителите поминуваат 75,5% од своето работно време на состаноци.
3. Секој ден расте тенденцијата на бројот на состаноци во сите области на животот и работата.
4. Колку е повисоко нивото на менаџерот во организацијата – толку повеќе време троши на состаноци.
Парадоксот на состаноците
1. Состаноците се неизбежни. Ниту една одлука не може да се донесе без состанок.
2. Состаноците се застарени, долги и чести.
3. Ништо не е направено за да се промени оваа ситуација!
Зарем не е парадокс што воопшто не ги менуваме работите што се штетни и кои се повторуваат? Зошто е тоа така?
Корисните состаноци се вештина која мора да се научи, бидејќи не постојат природно талентирани кои се експерти за учество / водење на состаноци.
Модел “ефективни состаноци”
За да бидат ефективни состаноците, пократки и поретки, мора да се користи моделот “ефективни состаноци”, кој се состои од пет дела:
1. Интереси (мои / наши, негови / нејзини / нивни)
2. Размена на информации (Што да информирам?, Што да прашам?, Какви одлуки се бараат?)
3. Одлуки (листа на донесени одлуки)
4. Процедури (како да се спроведат донесените одлуки)
5. Резултати (што е констатирано – мерка на успехот на состанокот).
Реченици кои поттикнуваат
1. Осигурајте се дека целите на состанокот се јасно назнаќени во дневниот ред, поканата испратете ја неколку дена порано.
2. Оној кој ќе го води состанокот мора да се осигура дека сите потребни луѓе ќе дојдат на состанокот.
3. Не ги читајте материјалите / записниците доколку секој има копија.
4. Водачот на дискусијата треба да ја прекине дискусијата доколку не во согласност со темата, доколку не концизна или се повторува нешто што е веќе кажано.
5. Не завршувајте дискусија без одлука и насоки како да ја спроведете.
6. Дали стигнавме до целта на состанокот како што е утврдено во агендата? Ако не, зошто не?
7. Утврдете што е незавршено за следниот состанок.
Совети
1. За секое неприсуствување на состанок потребно е да го известите водачот на состанокот и другите лица кои ги засега вашето отсуство.
2. Бидете точни на состанокот.
3. Не сметајте на состанокот (излегувања, мобилен телефон, итн.).
4. Не реагирајте оштро на оние кои не се согласуваат со вас.
5. Доколку присуствуваат непознати лица на состанокот и не ве претставил водачот, претставете се сами.
6. Времетраењето на дискусијата ограничете го според договореното.
7. Постојано правете напори за подобрување на состаноците.
Цитати на состаноци
– Колку пократки, толку подобро.
– Состанокот има постојана тенденција да се занимава со неважни работи.
– Состаноците се неизбежни во деловниот свет.
– Состаноците се неопходни кога не сакате да работите ништо.
– Овој состанок беше губење на време.
Практикум
1. Одредете кои состаноци ви се поважни и подгответе се за нив со помош на моделот “ефективни состаноци”.
2. Утврдете што е лошо на состаноците на кои присуствувате и укажете им на другите што треба да се промени.
3. Секое ваше позитивно искуство од состаноците споделете го со другите, а од другите барајте да го споделат нивното позитивно искуство со вас.
Заклучок
Состаноците се неопходни активности кои одземаат најмногу време. Затоа ограничете ги временски и направете ги поефикасни, пократки и поретки, и на тој начин ќе добиете повеќе време за други активности.
