И покрај тоа што дигитализацијата на матичните книги започнала пред повеќе од една деценија, и вложени се над 520 милиони денари, со ревизијата се утврди дека процесот сè уште не е завршен. Скенирани се 52% од записите во матичните книги, а внесени во електронскиот матичен регистар се 49% од записите. Недостатокот на јасна стратегија, контролни механизми и квалификувани човечки ресурси го оневозможуваат подобрувањето на услугите за граѓаните и го зголемуваат ризикот од злоупотреби на лични податоци и губење на архивскиот материјал од трајна вредност
Државниот завод за ревизија изврши ревизија на информациски системи како ревизија на успешност на тема „Дигитализација на матичните книги“, со цел да одговори на прашањето Дали со дигитализацијата на матичните книги и процесите во Управата за водење на матичните книги ќе се поедностават и забрзаат услугите за граѓаните, а нивниот квалитет ќе се подобри?
Иако дигитализацијата на матичните книги e започната пред повеќе од една деценија, со воведување на електронскиот матичен регистар во 2014 година и со започнување на скенирање на записите од матичните книги во 2019 година, процесот сè уште не е завршен. Со ревизијата е утврдено дека досега се скенирани 52% од записите во матичните книги, а внесени се 49% од записите во електронскиот матичен регистар. Ваквиот степен на реализација не овозможува поедноставување и забрзување на услугите за граѓаните, ниту пак, доведува до подобрување на квалитетот на податоците што ги користат надлежните институции согласно своите законски надлежности.
Непостоењето на темелни анализи и јасен акциски план за дигитализацијата на матичните книги довело до зголемување на трошоците, од првично планираните 13,1 милион денари на 157 милиони денари. И покрај ова многукратно зголемување на предвидените трошоци, процесот сè уште не е завршен. Вкупните трошоци за набавка и одржување на електронскиот матичен регистар и дигитализација на матичните книги, од 2012 до денес, изнесуваат 520.952 илјади денари, или приближно 8,5 милиони евра.
Со цел забрзување на постапките за дигитализација на матичните книги, од 2018 до 2024 година, склучени се 288 договори за дело со 216 лица за „внесување на податоци во електронски матичен регистар во поголем обем“. Утврдено е дека поголемиот дел од ангажираните лица не извршувале активности поврзани со внесување на податоци во електронскиот матичен регистар, туку биле ангажирани во извршување на други работни задачи за што исплатени се средства во износ од 30.578 илјади денари.
Со ревизијата утврдено е дека Управата нема обезбедено соодветни услови за сместување на матичните книги и чување на архивскиот материјал од трајна вредност и на документарниот материјал за истиот да не се оштети, исчезне или уништи.
Управата се уште нема спроведено попис на матичните книги по матични подрачја. Дел од книгите се оштетени, а дел од архивската граѓа од трајна вредност веќе не може да се користи за потврдување на запишаните податоци. Отсуството на упатство за евиденција, чување и спроведување на попис во Управата, не овозможува централизирана евиденција на матични книги и нивна локација, што го зголемува ризикот од нивно оштетување или губење.
Неусогласеноста на законската и под законската регулатива донесена во 2016 година во делот на обрасците, доведува до издавање на изводи на родени со нецелосни податоци и на не унифицирани обрасци за сите граѓани.
Исто така, ревизијата констатира недостаток на искусни и квалификувани ИТ човечки ресурси во Управата, што го зголемува ризикот по безбедноста на нејзиниот информациски систем. Ненавремено и недокументирано управување со корисниците и корисничките привилегии создава можности за неовластен пристап до лични податоци на граѓаните и коруптивни дејствија.
Во Управата недостасува повеќе од 55% искусни и квалификувани човечки ресурси, а намалениот степен на супервизија и контрола на чувствителните работни места дополнително го зголемуваат ризикот од грешки во работењето.
Отсуствува следење и анализа на логовите од пристапите во системот, како и надзор врз спроведување на политиките и процедурите за пристап во просториите на Управата. Оваа доведува до можност матичарите да пристапуваат во просториите на Управата и електронскиот матичен регистар вон утврденото работно време, за време на викенди и празници.
Имено, утврдено е дека дел од вработените вршат внесувања и измени во електронскиот матичен регистар пред 6:30 часот и по 22 часот, без соодветен надзор. Исто така, во повеќе месни канцеларии се печатат и издаваат изводи од матичните книги и за време на викенди и празници.
Дигитализацијата на матичната евиденција преку електронските изводи значително ја олеснува пристапноста до административните услуги, овозможувајќи издавање документи преку порталот на Управата. За ова, граѓаните мора да бидат регистрирани на Националниот портал за е-услуги или на порталот на Управата. Анализата на податоците покажува дека 92% од електронските изводи се издаваат во Скопје, додека во поголемите градови како Прилеп, Битола, Охрид и Тетово бројот на издадените изводи е значително помал. Во помалите и рурални средини, како Гевгелија, Делчево и Пехчево, употребата на електронските услуги е речиси занемарлива. Ова укажува на потребата од засилена поддршка и развој на дигиталните сервиси, со цел обезбедување еднаков пристап за сите граѓани.
Од друга страна, во Управата се доделени 61 сертификат за електронски потпис, кои се распределени меѓу матичарите од сите одделенија и подрачни канцеларии. Со анализа на податоците ревизорите констатираа дека речиси целокупниот број на електронски изводи се потпишува од само три лица од подрачното одделение Скопје, додека 13 матичари воопшто не користеле електронски потпис.
Во подрачното одделение Скопје, каде е и најголем бројот на издадени изводи, не се користи системот „земи бројче“, граѓаните чекаат во редици за поднесување на барања и подигнување на готови документи со што се овозможува настанување на ризик од коруптивно однесување од граѓаните и од вработените на Управата.
За надминување на утврдените состојби, дадени се препораки со цел надлежните институции да преземат мерки и активности за обезбедување поефикасни, поквалитетни и подостапни услуги за граѓаните, преку целосна и функционална дигитализација на матичните книги и поврзаните процеси, со што ќе се придонесе кон современа и одржлива јавна администрација, насочена кон потребите на граѓаните.
Извор: Државен завод за ревизија
