На веб-страницата на Електронскиот национален регистар е објавен Предлог-закон за електронско фактурирање, со кој се предлага целосно нов модел на издавање, прием и обработка на фактурите во земјава. Наместо фактурите да се разменуваат само како PDF, по електронска пошта или на хартија, предлогот предвидува централен систем за е-фактура преку кој документите ќе се издаваат, валидираат, примаат, прифаќаат, одбиваат, коригираат, сторнираат и чуваат во структуриран електронски формат.
Системот треба да го воспостави и да го управува Управата за јавни приходи, а компаниите и другите корисници ќе можат да комуницираат со него преку директна API-интеграција со сопствените деловни системи, како и преку клиентска, веб или мобилна апликација. Тоа значи дека поголемите компании ќе можат автоматски да ги поврзат своите ERP и сметководствени системи со платформата на УЈП, додека помалите субјекти ќе имаат можност да го користат системот и без сложена интеграција.
Е-фактурата, според предложеното решение, нема да биде само дигитална копија на денешната фактура. За да има правна важност, таа треба да биде издадена преку системот во структуриран електронски формат, потпишана со квалификуван сертификат за електронски потпис и валидирана од системот. При валидацијата ќе добива единствен идентификатор на фактурата – ЕИФ – и електронски временски жиг.
Предлогот предвидува и конкретна постапка за прием на фактурите. Електронската фактура ќе се смета за издадена и примена во моментот кога ќе стане достапна во системот и кога до издавачот и примателот ќе биде испратено електронско известување. Примателот потоа ќе има можност да ја прифати или одбие фактурата најдоцна до 10-ти во месецот што следи по месецот во кој е извршена трансакцијата. Ако во тој рок не преземе ништо, фактурата ќе се смета за прифатена и ќе може да се користи за даночни и сметководствени цели.
Опфатот е значително поширок од само класичните фактури. Во системот се предвидува да се евидентираат и кредитни и дебитни ноти, авансни фактури, фактури за регистриран готовински промет, фактури кон странски лица, фактури-испратници, времени ситуации за градежни работи, како и поврзани документи како испратници и повратници. Одредени поврзани документи ќе треба да бидат евидентирани во системот најдоцна во рок од два дена од трансакцијата.
Обврската, сепак, нема да почне за сите одеднаш. Според член 22 од Предлог-законот, од 1 октомври 2026 година треба да биде овозможена доброволна регистрација. Од моментот кога некој субјект доброволно ќе се регистрира, ќе биде должен фактурите да ги издава преку системот во структуриран електронски формат.
Следната голема фаза е 1 април 2027 година, кога задолжителното издавање и прием на е-фактури е предвидено да започне за правните и физичките лица регистрирани за ДДВ, вклучително и јавните претпријатија и одредени трговски друштва во државна или општинска сопственост. Од 1 јули 2027 година обврската треба да се прошири и на правните лица кои не се ДДВ-обврзници, но вршат стопанска дејност. Од 1 октомври 2027 година во системот треба задолжително да влезат и буџетските корисници, јавните и непрофитните институции и Народната банка, а од 1 јануари 2028 година обврската е предвидено да важи за сите субјекти кои вршат трансакции.
Важно е, сепак, да се потенцира дека ова во моментов е Предлог-закон, а не веќе важечки закон. Датумите и обврските ќе произведат правно дејство само ако текстот биде усвоен од Собранието и објавен во „Службен весник“. И самиот Предлог-закон предвидува да стапи во сила осмиот ден од објавувањето, а да започне да се применува од 1 октомври 2026 година.
Не секоја трансакција ќе мора да поминува низ системот. Меѓу предвидените исклучоци се трансакциите за кои се издава фискална сметка согласно Законот за регистрирање на готовински плаќања, освен кога дополнително се издава фактура за регистриран готовински промет. Исклучени се и одредени јавни набавки во областа на одбраната и безбедноста, како и конкретни трансакции ослободени од ДДВ. Физичките лица како крајни потрошувачи, пак, немаат обврска да примаат е-фактури преку системот.
Предлогот предвидува решение и за ситуација кога системот нема да функционира. Ако прекинот трае најмалку 24 часа непрекинато, ќе може да се премине на алтернативен начин на фактурирање, односно да се издаваат фактури на хартија или електронски надвор од системот. По повторното воспоставување на системот, тие фактури ќе треба задолжително да се внесат во рок од пет работни дена.
Она што особено треба да го привлече вниманието на компаниите се предвидените санкции. За правно лице – микро трговец, глобите се движат од 300 до 1.000 евра, за мал трговец од 600 до 2.000 евра, за среден од 1.800 до 6.000 евра, а за голем трговец од 3.000 до 10.000 евра во денарска противвредност. Прекршоци се, меѓу другото, неиздавање е-фактура преку системот, погрешен тип документ, неиздавање на други задолжителни документи или неевидентирање на поврзаните документи. Предвидени се посебни глоби и за одговорните лица во компаниите, самостојните вршители на дејност и физичките лица ДДВ-обврзници.
Практично, ова значи дека за компаниите промената нема да биде само „нов начин на испраќање фактура“. Ќе треба да се проверат ERP и сметководствените системи, овластувањата за електронски потпис, процесот на одобрување и одбивање на фактури, роковите за поврзаните документи и одговорностите на вработените кои ќе го следат системот. И во известувањето на RSM Македонија се препорачува компаниите навремено да ги разгледаат своите сметководствени и ERP системи и интерните процедури за да бидат подготвени за фазното воведување.
Ако Предлог-законот биде усвоен во оваа форма, електронското фактурирање ќе претставува една од поголемите административни и дигитални промени за македонските компании во последните години. Наместо фактурата да биде документ што компаниите си го испраќаат меѓусебно и потоа го евидентираат во сопствените системи, централниот систем на УЈП ќе стане клучна точка низ која ќе поминува нејзиното издавање, прием и валидација.
За бизнисот затоа најважното прашање веќе не е дали електронските фактури ќе дојдат, туку кога точно ќе станат задолжителни за секоја категорија и дали компаниите ќе бидат технички и организациски подготвени кога ќе дојде нивниот рок.
С.Б.
